Sie erhalten Daten in einem Format, das speziell eine bestimmte Analyse widerspiegelt, und Sie werden angewiesen, diese Daten zu verwenden, um die Analyse aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten. Dann stellen Sie fest, dass das gelieferte Format diese andere Sichtweise nicht einfach unterstützt, weil die Daten nicht entsprechend strukturiert sind…

Jeder, der eine Zeit lang in einer Position als „Datenanalyst“ gearbeitet hat, wird diese Situation zweifellos kennen.

Aus diesem Grund habe ich eine Lektion zur Verbesserung der Struktur einer Datentabelle entwickelt, um eine flexiblere Analyse und Visualisierung zu ermöglichen. Die Absicht ist, diese „Transformation“ der Tabelle so effizient wie möglich durchzuführen, nämlich durch die Kombination der integrierten Funktionalitäten von Excel und die Begrenzung manueller Eingriffe.

Diese Lektion beginnt mit einem Beispiel, das als „Bericht“ und nicht als Datentabelle erstellt wurde und versucht, einen Einblick in die Bildungssituation von Belgiern und anderen Nationalitäten in unserem Land in Abhängigkeit von Alter und Wohnort zu geben (Quellendaten aus dem Volkszählung 2012).

In dieser Tabelle sehen wir viele Merkmale, die eine flexible Analyse unmöglich machen. Beispielsweise gibt es viele verbundene Zellen, Zeilen und Spalten, die (Zwischen-)Summen enthalten, werden mit anderen Zeilen und Spalten gemischt, und die verfügbaren „Dimensionen“ (Felder) sind für einen Winkel der Basisdatei fest definiert.

Was wir wollen, ist eine Tabelle mit geeigneter Struktur, ohne redundante (berechenbare) Zwischensummen und mit einer optimierten Anzahl an Dimensionen.

Schließlich kann man aus einer solchen Struktur ganz einfach eine Pivot-Tabelle erstellen…

… oder ein Pivot-Diagramm mit „Slicers”, damit Sie nach Herzenslust Winkel ändern und Szenarien analysieren können.

Sie beginnen damit, einen Weg zu finden, um von „Punkt A nach Punkt B“ zu gelangen. In dieser Lektion ergibt sich daraus ein 15-Schritte-Plan, in dem Sie die Konvertierung mit nur 7 Excel-Funktionen und einer Handvoll weiterer Excel-Techniken durchführen.

Der Detailplan gilt für ALLE derzeit unterstützten Excel-Versionen. Vielleicht geht es in der neuesten Version effizienter, aber die Konzepte (und die "10 Gebote" einer guten Datentabelle) bleiben gleich.

Die Transformation der mehr als 30.000 Daten des Berichts in eine Tabelle, die flexible Analysen und Visualisierungen (z. B. Pivot-Tabellen und Diagramme) ermöglicht, ist in nur einer halben Stunde möglich…

Am Ende dieses Artikels finden Sie ein PDF mit dem schriftlichen Schritt-für-Schritt-Plan (verfügbar in niederländischer und englischer Version).

Drei Übungsdateien stehen zum herunterladen bereit (Klikken Sie HIER zum herunterladen):

• Die ursprüngliche Quelldatei
• Eine Datei mit den 15 Schritten, die in separaten Arbeitsblättern erklärt werden
• Die endgültige Datendatei (kaum größer im Speicherplatz, aber viel nützlicher für die Analyse)

Die Anwendung dieser Prinzipien kann sich erheblich auf den Zeit- und Arbeitsaufwand auswirken, den Sie in die Datenanalyse investieren.