Il y a plus de 15 ans j'ai donné un cours sur Excel basé sur mes 3 axiomes :

1. Tout est possible avec Excel sauf cuire une omelette ;

2. Si j'ai un processeur Pentium dans mon ordinateur portable, je peux cuire une omelette avec Excel ;

3. Excel est conçu pour cuire des omelettes.

Certes, le deuxième axiome ne sera probablement pas tout à fait clair pour la jeune génération. Mais ce que je voulais dire par là, c'est que les utilisations potentielles d'Excel sont vastes. D'après mon expérience, la plus grande limitation réside généralement dans les attentes des utilisateurs quant à ce qui est possible.

Si vous souhaitez effectuer certaines tâches dans Excel et que vous devez régulièrement les refaire, le programme offre de nombreuses possibilités pour automatiser ces tâches. Les macros ne sont pas toujours nécessaires pour cela ... beaucoup de choses peuvent être réalisées avec des fonctionnalités intégrées standard telles que "validation des données", “affichages personnalisées", “mise en forme conditionnelle”, "tableaux croisés dynamiques", ...

Pour certaines automatisations une ou plusieurs " Macros" seront néanmoins nécessaires.

Avant de trouver la solution optimale, plusieurs choix doivent être faits :

- Quelles informations je souhaite extraire de mes données ?

- Comment est-ce que je veux présenter ces informations ?

- Comment est-ce que je veux pouvoir mettre à jour les données ?

- Quelle est la meilleure structure des tableaux pour éviter d'avoir à saisir plusieurs fois les mêmes données ?

Une situation que de nombreuses petites entreprises peuvent reconnaître (et à laquelle j'ai eu beaucoup de temps pour réfléchir au cours des derniers mois) est le temps et le travail nécessaires pour saisir les factures et les paiements entrants et sortants dans les différents journaux requis par le comptable. Une même facture nécessite souvent que les mêmes informations soient disponibles à plusieurs endroits. Et quand vient le temps de tout envoyer au comptable pour la clôture mensuelle ou trimestrielle, il s'avère souvent qu'il doit à son tour souvent retravailler, organiser, formater ces données…

Ne serait-il pas pratique que vous, en tant qu'entrepreneur, n'ayez à saisir chaque information qu'une seule fois et que le comptable puisse importer toutes ces informations dans son système en quelques clics de souris ?

Au cours des prochains mois, je travaillerai sur une application pour rationaliser au maximum ce travail administratif, afin que vous, en tant qu'entrepreneur, puissiez réaliser un maximum de gain de temps pour vous ET pour votre comptable avec un minimum de saisie de données. Dans un premier temps, cela sera basé sur les règles de TVA et de comptabilité telles qu'elles s'appliquent en Belgique. L'interface utilisateur pourra être paramétrée en 4 langues (néerlandais, français, anglais, allemand).

La seule exigence technique pour utiliser cette application (une fois qu'elle est prête) est d'avoir une version à jour d'Excel (Mac ou Windows). C'est là que mon approche diffère des nombreuses applications disponibles, pour lesquelles un logiciel séparé doit être installé.

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À suivre …