Een dikke 15 jaar geleden heb ik een cursus in Excel gegeven vertrekkende van mijn 3 axioma’s :
- Met Excel is alles mogelijk behalve een omelet bakken ;
- Als ik een Pentium-processor in mijn laptop heb, kan ik met Excel een omelet bakken ;
- Excel is ontworpen om omeletten te bakken.
Toegegeven, het tweede axioma zal waarschijnlijk niet helemaal duidelijk zijn voor de jongere generatie. Maar wat ik hiermee bedoelde, is dat de mogelijke toepassingen van Excel enorm uitgebreid zijn. In mijn ervaring ligt de grootste beperking meestal in de verwachting van gebruikers over wat er mogelijk is.
Als er bepaalde taken zijn die U in Excel wilt uitvoeren, en die taken moet U geregeld opnieuw doen, dan biedt het programma heel wat mogelijkheden om die taken te automatiseren. Daarvoor zijn heus niet altijd Macro’s nodig … er kan heel wat verwezenlijkt worden met standaard ingebouwde functionaliteiten zoals “gegevensvalidatie”, “aangepaste weergaven”, “voorwaardelijke opmaak”, “draaitabellen”, …
Bepaalde automatiseringen hebben dan wel weer een of meerdere “Macro’s” nodig.
Alvorens de optimale oplossing kan uitgewerkt worden, moeten er een paar keuzes gemaakt worden :
- Welke informatie wil ik uit mijn gegevens halen ?
- Hoe wil ik die informatie voorstellen ?
- Op welke manier wil ik de gegevens kunnen bijwerken ?
- Wat is de beste structuur van de tabellen om te vermijden dat ik dezelfde gegevens meer dan 1 keer moet ingeven ?
Een situatie die vele kleine ondernemingen wellicht herkennen (en waar ik de afgelopen maanden veel heb over kunnen nadenken) is de hoeveelheid tijd en werk die nodig is om inkomende en uitgaande facturen en betalingen in te schrijven in de verschillende dagboeken die de boekhouder nodig heeft. Voor een enkele factuur moet vaak op verschillende plaatsen dezelfde informatie beschikbaar zijn. En wanneer het dan tijd is om voor de maand- of kwartaalafsluiting alles naar de boekhouder te sturen, blijkt dikwijls dat die op zijn beurt vaak die gegevens nog eens moet herwerken, ordenen, formatteren …
Zou het niet handig zijn, als U als ondernemer ieder stukje informatie maar 1 keer moet invoeren, en als de boekhouder met enkele muisklikken al die informatie kan importeren in hun systeem ?
Tijdens de komende maanden ga ik werken aan een toepassing om dit administratief werk zoveel mogelijk te stroomlijnen, zodat U als ondernemer met een minimum aan gegevensinvoer een maximum aan tijdsbesparing voor Uzelf EN voor Uw boekhouder kan behalen. In eerste instantie zal dat uitgaan van de BTW- en boekhoudregels zoals deze in België gelden. De gebruikersinterface zal in 4 talen kunnen ingesteld worden (Nederlands, Frans, Engels, Duits).
De enige technische vereiste om deze toepassing te kunnen gebruiken (eens ze klaar is), is te beschikken over een up-to-date versie van Excel (Mac of Windows). Daarin verschilt mijn aanpak van heel wat beschikbare toepassingen, waarvoor aparte software moeten geïnstalleerd worden.
Heeft U zelf andere scenario’s in gedachten waarvoor je een oplossing zoekt ? Gebruik ons contactformulier op deze site om Uw vraag door te geven.
Wordt vervolgd …
